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许多作者对于如何修改稿件、回复审稿意见等问题感到困惑。您有没有遇到过在回复审稿意见时不知所措的情况？一封清晰易读的回复信（Response to reviewers）对于文章是否能被录用至关重要。清晰美观、诚恳客观、有条理，能够逐条回应审稿人的意见并解释作者对于修改的理由和方法，有助于提高文章的质量和可接受性，增加文章被录用的机会。反之，则有可能会导致文章被拒绝或需要进行更多的修改，影响文章的评审结果，从而可能会影响文章的录用和发表。由此，《颗粒学报》编辑部以“与审稿人沟通的艺术”为题，与您探讨回复审稿意见的关键的要点和痛点，助您在学术交流中游刃有余，知己知彼百发百中！
回复审稿意见的关键点
在理想的审稿过程中，您将有机会获得领域内多位专家的宝贵建议，且研究显示经过多轮同行评审的论文更易被广泛引用。审稿意见一般可分为：①接受（Accept）、②小修（Minor Revision）、③大修（Major Revision）、④拒绝（Reject）。
其中，“拒绝”可能是因为文章不符合期刊投稿范围、缺乏创新性、存在重大错误或疏漏；有时审稿人或编辑会建议文章在大幅度修改或调整后重新投稿。而“小修”和“大修”则意味着文章在经过细致的修改或调整后，有可能被重新考虑接受。大部分期刊采用单盲或双盲审稿，因此与审稿人进行有效沟通并撰写一封清晰易读的回复信是非常重要的。作者如何将自己的思想、修改内容和对审稿人的感谢简练明了地表达出来，并打动审稿人和编辑是决定文章能否被录用的关键。在实际操作过程中，您可以参考以下原则和建议：
01
确认返修稿提交的截止日期：请务必仔细阅读编辑的通知邮件（Editor Decision），通讯作者也要及时将信息转达给文章实际修改者，以免错过提交修改稿的截止日期（Due Date）。如果遇到特殊情况，比如需要补充实验或数据无法在短期内完成等，应提前向编辑部申请延期提交。
02
回复审稿人时要做到有礼有节：无论审稿意见是正面还是负面，都应以简洁、正式、礼貌的方式回信。因为大部分审稿都属于义务劳动，审稿人在完成自己的研究工作后，还需投入时间和精力仔细阅读和评价您的稿件，请毫不吝啬地对他们的辛勤工作表示感谢吧！
03
回复信应具有自明性：一封自成一体的回复信可以帮助审稿人快速理解您到底做了哪些修改工作。有许多作者在回信中只告诉审稿人“针对您的问题我已经做出修改，请在原文中查看”。导致审稿人需要在稿件原文和回复信之间来回翻动，非常浪费时间。因此，建议作者在回复信中体现修改的重要内容和思路、补充的实验、有变动的图表等，还应明确指出在修改稿第几页第几行中进行了修改并突出显示（修改稿需注明页码和行号）。这样，审稿人和编辑仅阅读您的回信即可快速判断您的修改稿是否已达到出版要求。
04
逐一回复审稿意见：请避免将不同审稿人的意见主观归纳、统一回答的行为，而应对每位审稿人的每条意见分别做出回应。即使不同的审稿人有重复观点或意见，也应一一回答。此外，建议按照“一条Comment（或Question）、一条Response（或Answer）”的形式回复审稿意见。在回复审稿人意见时，千万不要漏答或错答。编辑部在工作中经常发现一些作者可能认为审稿人的意见只是小修，便随意回答或不回答；或者遇到不好回答的问题时，自行主观跳过不予回应。这些行为都非常不可取，会给审稿人留下敷衍不作为的印象。此外，还有一些审稿人习惯将所有审稿意见汇总以整段文字的形式给出，对于这种情况建议作者将整段意见拆分成条，逐一列出要点并进行回复。
05
使用排版帮助审稿人阅读：建议使用排版技巧来帮助审稿人更清晰快速地阅读您的回复信和修改稿，您可以通过字体、正斜体、加粗、颜色和段落格式的变化来区分审稿人的意见、您对审稿意见的回应以及您对稿件做出的修改。在回复信的第一部分您可以作一段简短的总结性概述，包括文章准确的信息（如标题、通讯作者、稿件编号等）、对排版区分方式的说明、声明本次投稿是修改稿，并针对所有审稿人意见做出总体回应。
06
回复信的内容要在修改稿中对应体现：一份清晰的修改稿和回复信会给审稿人和编辑留下良好的印象。有些作者在回信中逐条回复了审稿人的意见，或极尽所能地对原文表述不清导致误解的地方做出了详细的解释，但在修改稿中却没有进行相应的修改。这也是需要作者特别关注的地方，您在回复信中进行解释说明的部分也要在修改稿中有所体现，否则可能会导致文章发表后读者产生再次误解。
07
不隐瞒不忽略任何定性评价：请在回复信中完整呈现所有的审稿意见并坦诚回应。审稿人的第一段意见通常包含了对论文正面或负面的定性评价（如文章有重要价值或创新性不足等），有些作者会选择在回信中删除或忽略审稿人的定性评价，这是不可取的。在审稿系统中，审稿人可以方便地溯源他们对每篇文章的每次审稿意见；因此隐瞒定性评价不仅不会使审稿人忽略曾经的负面评价，反而会加深他们的疑问甚至怀疑其他审稿人是否也持有类似的负面评价。
08
不要不懂装懂或答非所问：对每位审稿人的每个意见进行精读，做到完全理解。不懂的问题要第一时间查阅资料或寻求导师、师兄师姐的帮助。千万不要不懂装懂，胡乱作答。只有通过细致分析审稿人的意见，您才能顺利进行后续的文章修改，并以正确和合理的方式做出回应，从而获得审稿人和编辑的认可。
09
积极正面回应审稿人的要求：请确保您的回复不会让审稿人认为您在回避、不愿意根据他们的建议修改文章或补充实验，即使您认为某些要求可能不会增加论文的价值或提供更多的有用信息。如果您按照审稿人的建议进行了额外的实验或数据分析，即使结果并未被包含在最终的论文中，也可以将其作为“支撑信息”提供给审稿人和编辑，这样做可以展示您对审稿过程的尊重和开放性。对于难以回答的问题或无法补充的实验，也不应“避重就轻、避而不谈”，而是正面回应积极解释；如建议在回信中诚恳地说明您目前面临的困难，并提出可能的未来研究思路。
10
对错误或不合理的意见可以提出异议：当您遇到审稿人的意见与您的观点不一致或存在错误时，首先应检查是否是由于论文表述不清而被审稿人误解。如果是这种情况，您可以在回信中重新阐述或详细解释容易引起歧义的部分，并在修改稿中进行相应的修正。如果您认为审稿人的意见确实存在偏见或局限，您可以在回复信中详尽地提出自己的观点并解释说明，以事实和论据来反驳审稿人的意见。如果审稿人仍不认可，且您坚信自己的论文并无审稿人所指出的问题，那么您可以向编辑写信说明情况（Argue），指明审稿人的错漏之处，请求编辑进行判断或邀请其他审稿人进行评审。
请注意！修改过程可能不止一次，如果编辑或审稿人对修改稿不满意，可能会要求多次修改甚至拒绝发表，这将极大地浪费时间和精力。因此，认真对待每一次修改，避免任何疏漏，是非常重要的。任何忽视都可能导致与审稿人之间的误解，甚至不愉快的交流。最后，在准备好回复信、修改稿等所需材料后，您可以在原投稿系统中按照指示提交材料，流程与首次投稿大体相同。
